ASE Cloud Services Chatbot Interface
ASE Cloud Services B.V.
Laatst bijgewerkt: 21 september 2026
Versie: 1.7
1.1. ASE Cloud Services: ASE Cloud Services B.V., gevestigd aan de Prinsessenlaan 30, 2761 PB Zevenhuizen, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 98388967, btw-nummer NL868471689B01.
1.2. Opdrachtgever: De natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, of de rechtspersoon, die een Overeenkomst aangaat met ASE Cloud Services.
1.3. Overeenkomst: Iedere afspraak tussen ASE Cloud Services en Opdrachtgever voor het leveren van Diensten, inclusief alle bijlagen en deze Algemene Voorwaarden.
1.4. Diensten: alle producten en diensten die door ASE Cloud Services worden geleverd, waaronder de Soevereine Werkplek, AI-chatbots, de AI Workspace Assistent, AI-consulting, assessments, trainingen en inspiratiesessies, workflowautomatisering, softwareontwikkeling en hosting.
1.5. AI-systemen: Softwaretoepassingen gebaseerd op kunstmatige intelligentie, ontwikkeld of beheerd door ASE Cloud Services.
1.6. AVG: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679).
1.7. AI-verordening: Verordening (EU) 2024/1689 tot vaststelling van geharmoniseerde regels inzake kunstmatige intelligentie.
1.8. Abonnementsdienst: een Dienst die tegen een terugkerende vergoeding per gebruiker en/of per maand wordt geleverd, waaronder de Soevereine Werkplek en het beheer van een AI-systeem na oplevering.
1.9. Projectdienst: een Dienst met een afgebakende opdracht en een vaste of geschatte omvang, waaronder AI-consulting, assessments, implementatietrajecten, trainingen en inspiratiesessies.
1.10. Klantdata: alle gegevens, bestanden, berichten, documenten en overige informatie die Opdrachtgever of haar gebruikers in het kader van de Diensten opslaan, verwerken of verstrekken, inclusief persoonsgegevens in de zin van de AVG.
2.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, werkzaamheden en Overeenkomsten van ASE Cloud Services.
2.2. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts bindend indien en voor zover zij uitdrukkelijk en schriftelijk door ASE Cloud Services zijn aanvaard.
2.4. Hiërarchie. Bij tegenstrijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde: (i) Offerte/hoofdcontract → (ii) Verwerkersovereenkomst → (iii) Bijlagen & SLA → (iv) de Algemene Voorwaarden, tenzij Partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen.
3.1. Alle aanbiedingen en prijsopgaven van ASE Cloud Services zijn vrijblijvend en hebben een geldigheidsduur van dertig (30) dagen, tenzij schriftelijk anders vermeld.
3.2. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door de Opdrachtgever ondertekende offerte of overeenkomst door ASE Cloud Services is ontvangen en schriftelijk is bevestigd.
3.3. Indien de aanvaarding op ondergeschikte punten afwijkt van de offerte, is ASE Cloud Services hieraan niet gebonden en komt de Overeenkomst tot stand conform de oorspronkelijke offerte.
3.4. Voor Abonnementsdiensten die via de configurator van ASE Cloud Services worden besteld, komt de Overeenkomst tot stand op het moment dat de eerste betaling is geslaagd en ASE Cloud Services de bestelling per e-mail heeft bevestigd. De orderbevestiging vermeldt de bestelde onderdelen en het totaalbedrag en bevat een verwijzing naar deze Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst. De prijs die bij bestelling in de configurator wordt getoond, exclusief btw, is de overeengekomen prijs. Artikel 3.1 en 3.2 zijn op deze bestellingen niet van toepassing.
3.5. Bestellingen via de website staan uitsluitend open voor Opdrachtgevers als bedoeld in artikel 1.2. Door te bestellen verklaart de besteller te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
4.1. ASE Cloud Services voert de Diensten naar beste inzicht en vermogen uit, overeenkomstig de stand van de techniek en de eisen van goed vakmanschap.
4.2. Menselijk Toezicht: Opdrachtgever erkent dat AI-systemen ondersteunend van aard zijn. ASE Cloud Services past mechanismen voor menselijk toezicht toe om kwaliteit en veiligheid te bewaken. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het inzetten van de output van AI-systemen in bedrijfsprocessen ligt bij de Opdrachtgever.
4.3. Europese datasoevereiniteit. ASE Cloud Services garandeert dat Klantdata uitsluitend wordt opgeslagen en verwerkt in datacenters binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. ASE Cloud Services verricht zelf geen doorgifte van Klantdata naar landen buiten de EU/EER en schakelt uitsluitend subverwerkers in die zich contractueel hebben verbonden Klantdata eveneens uitsluitend binnen de EU/EER op te slaan en te verwerken. De AI-systemen van ASE Cloud Services maken standaard gebruik van taalmodellen die binnen de EU/EER worden gehost. De actuele lijst van subverwerkers en hun vestigingsland is opgenomen in de Verwerkersovereenkomst.
4.3a. Afwijking op uitdrukkelijk verzoek van Opdrachtgever: Indien Opdrachtgever uitdrukkelijk en schriftelijk verzoekt om een AI-systeem te koppelen aan een taalmodel of API van een leverancier die Klantdata buiten de EU/EER verwerkt, geldt het volgende:
(a) ASE Cloud Services informeert Opdrachtgever voorafgaand aan de implementatie schriftelijk over welke Klantdata de EU/EER verlaat, naar welke leverancier en welk land, en onder welke wetgeving die leverancier valt;
(b) de afwijking wordt vastgelegd in de offerte of in een bijlage bij de Verwerkersovereenkomst, met vermelding van de leverancier en de betrokken gegevensstromen;
(c) de garantie van artikel 4.3 geldt niet voor de Klantdata die in het kader van deze koppeling aan de betreffende leverancier wordt verstrekt; voor alle overige opslag en verwerking blijft artikel 4.3 onverkort van kracht;
(d) Opdrachtgever is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de rechtsgrond van de doorgifte, waaronder het sluiten van de vereiste doorgiftemechanismen met de leverancier, en voor de informatievoorziening aan haar eigen betrokkenen; ASE Cloud Services verleent daarbij redelijke ondersteuning;
(e) ASE Cloud Services beperkt de gegevens die aan de leverancier worden verstrekt tot hetgeen voor de werking van het AI-systeem noodzakelijk is;
(f) Opdrachtgever kan de afwijking te allen tijde schriftelijk beëindigen, waarna ASE Cloud Services de koppeling binnen dertig (30) dagen omzet naar een taalmodel dat binnen de EU/EER wordt gehost, tegen de daarvoor overeengekomen tarieven.
4.3b. Geen training op Klantdata. ASE Cloud Services gebruikt Klantdata niet voor het trainen van AI-modellen die buiten de eigen omgeving van Opdrachtgever worden ingezet of die met derden worden gedeeld. Geanonimiseerde gespreks- of gebruiksdata mag uitsluitend worden gebruikt om het AI-systeem van Opdrachtgever zelf te verbeteren, onder menselijk toezicht. Bij een afwijking als bedoeld in artikel 4.3a gelden ten aanzien van de externe leverancier de trainingsvoorwaarden van die leverancier, waarover ASE Cloud Services Opdrachtgever vooraf informeert.
4.4. Duurzame AI: ASE Cloud Services streeft ernaar haar digitale voetafdruk te minimaliseren door de inzet van energie-efficiënte modellen en lokale gegevensverwerking.
4.5. Inschakeling van Derden. ASE Cloud Services is gerechtigd derden in te schakelen bij de uitvoering van de Diensten. Indien en voor zover persoonsgegevens worden verwerkt, zijn de voorwaarden voor een dergelijke verwerking te vinden in de Verwerkersovereenkomst.
4.6. Beperkingen van AI-output. Opdrachtgever erkent dat AI-output probabilistisch kan zijn en niet altijd volledig, foutloos of actueel is. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de beoordeling en het gebruik van AI-output binnen haar bedrijfsprocessen, inclusief beslissingen of beslissingsaanbevelingen met juridische, financiële, medische of andere materieel impactvolle gevolgen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
4.7. Wijzigingen in Scope en Compliance-vereisten. Wijzigingen in scope, integraties, datastromen, beveiligingsvereisten of compliance-vereisten (inclusief vereisten voortvloeiend uit de AI-verordening en/of de AVG) kunnen ASE Cloud Services ertoe leiden prijs, planning, Verwerkersovereenkomst en/of SLA aan te passen, welke wijzigingen ten minste 30 (dertig) dagen voor de ingangsdatum schriftelijk aan de Opdrachtgever worden medegedeeld. ASE Cloud Services is niet verplicht dergelijke wijzigingen door te voeren zonder schriftelijke documentatie van de wijziging en de impact daarvan op kosten en doorlooptijd.
4.8. Back-up en herstel bij de Soevereine Werkplek. De infrastructuur van de Soevereine Werkplek is ingericht op noodherstel. Ten behoeve van de continuïteit van het platform worden interne back-ups gemaakt, die gedurende zeven (7) dagen worden bewaard. Deze back-ups dienen uitsluitend voor het herstel van het platform na een storing of calamiteit en worden niet als back-updienst aan Opdrachtgever geleverd. Herstel van afzonderlijke bestanden, mappen of accounts uit deze back-ups maakt geen deel uit van de Diensten. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het maken en bewaren van eigen back-ups van Klantdata, bijvoorbeeld via de exportfunctie of een door ASE Cloud Services aangeboden aanvullende back-upoptie. Back-ups dienen niet als archief.
4.9. Onderhoud en wijzigingen aan de Soevereine Werkplek. ASE Cloud Services houdt de Soevereine Werkplek actueel en veilig en kan daartoe updates, beveiligingsmaatregelen en configuratiewijzigingen doorvoeren, en apps of functies die de veiligheid, stabiliteit of licentievoorwaarden van de omgeving in gevaar brengen beperken, uitschakelen of verwijderen. Bij een acuut beveiligingsrisico kan dit zonder voorafgaande aankondiging. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd en ten minste 72 uur van tevoren aangekondigd. ASE Cloud Services garandeert niet dat apps of extensies van derden blijvend beschikbaar of compatibel zijn.
5.1. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle gegevens en medewerking die noodzakelijk zijn voor een correcte uitvoering van de Diensten.
5.2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en rechtmatigheid van de door haar verstrekte (trainings)gegevens. Opdrachtgever vrijwaart ASE Cloud Services tegen aanspraken van derden wegens inbreuk op rechten (waaronder intellectuele eigendoms- en privacyrechten) met betrekking tot deze gegevens.
5.3. Transparantie Richting Eindgebruikers. Voor zover Opdrachtgever AI-systemen inzet richting eindgebruikers, zorgt Opdrachtgever voor passende communicatie, instructies en informatievoorziening waar vereist (inclusief dat een interactie plaatsvindt met een AI-systeem). ASE Cloud Services kan hiervoor redelijke standaardteksten verstrekken, maar Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor implementatie en naleving in haar eigen kanalen en processen.
5.4. Gebruik van de Soevereine Werkplek. Opdrachtgever gebruikt de Soevereine Werkplek uitsluitend voor rechtmatige doeleinden en staat ervoor in dat haar gebruikers geen inhoud opslaan of verspreiden die in strijd is met de wet of met rechten van derden, geen schadelijke software verspreiden, en geen gebruik maken dat de stabiliteit, veiligheid of beschikbaarheid van de omgeving of de onderliggende infrastructuur aantast. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de gebruikersaccounts die zij aanmaakt en meldt een vermoeden van gecompromitteerde toegangsgegevens onmiddellijk aan ASE Cloud Services. Bij overtreding kan ASE Cloud Services, na een redelijke termijn om de overtreding te herstellen tenzij direct gevaar dat niet toelaat, individuele gebruikers of functies blokkeren en in ernstige of herhaalde gevallen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden. De kosten en schade die voortvloeien uit een overtreding komen voor rekening van Opdrachtgever.
6.1. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere overheidsheffingen.
6.2. Prijsindexatie: ASE Cloud Services is gerechtigd de overeengekomen tarieven jaarlijks per 1 januari te indexeren op basis van de Consumentenprijsindex (CPI) van het CBS. De indexatie is beperkt tot maximaal 5% per kalenderjaar. ASE Cloud Services informeert de Opdrachtgever ten minste dertig (30) dagen voor de ingangsdatum schriftelijk over de indexatie.
6.3. Voor Projectdiensten dient betaling te geschieden binnen dertig (30) dagen na factuurdatum. Abonnementsdiensten worden vooruitbetaald via de bij bestelling gekozen betaalmethode (SEPA-incasso of creditcard) en zijn verschuldigd op de dag van de factuur. Bij overschrijding van deze termijnen is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim, zonder dat een ingebrekestelling is vereist.
6.4. Bij verzuim is Opdrachtgever een vertragingsrente verschuldigd van 1% per maand, waarbij een gedeelte van een maand als een volle maand wordt gerekend, onverminderd het recht op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten conform de wet.
6.5. Bij een mislukte betaling van een Abonnementsdienst ontvangt Opdrachtgever direct een melding en doet ASE Cloud Services gedurende veertien (14) dagen herhaalde incassopogingen, met herinneringen per e-mail. Blijft betaling uit, dan wordt de toegang tot de Abonnementsdienst na die veertien (14) dagen automatisch opgeschort; de Klantdata blijft gedurende de opschorting bewaard. Blijft betaling daarna nog dertig (30) dagen uit, dan wordt de Overeenkomst beëindigd en wordt de omgeving inclusief Klantdata definitief verwijderd, waarvoor Opdrachtgever vooraf ten minste tweemaal per e-mail wordt gewaarschuwd. De vergoeding over de gehele periode tot aan de beëindiging blijft verschuldigd. Voor Projectdiensten geldt dat ASE Cloud Services de uitvoering kan opschorten indien Opdrachtgever na een schriftelijke herinnering met een termijn van veertien (14) dagen niet aan haar betalingsverplichtingen voldoet.
6.6. Verrekening en Opschorting. Opdrachtgever is niet gerechtigd betalingen op te schorten of te verrekenen, tenzij sprake is van een onherroepelijk rechterlijk vonnis. Opschorting van de Diensten wegens te late betaling vindt uitsluitend plaats met inachtneming van artikel 6.5. ASE Cloud Services is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit een opschorting die overeenkomstig artikel 6.5 is uitgevoerd.
6.7. Abonnementsdiensten worden maandelijks vooruit gefactureerd en afgeschreven, de eerste keer bij bestelling en daarna telkens op dezelfde dag van elke volgende maand (de factureringsperiode). De basisomgeving met één (1) gebruiker en de inbegrepen opslag vormt de minimale afname. Uitbreiding met gebruikers of opslag in de loop van een factureringsperiode gaat direct in en wordt naar rato van de resterende dagen direct in rekening gebracht. Vermindering gaat in bij aanvang van de eerstvolgende factureringsperiode; over de lopende periode vindt geen restitutie plaats.
6.8. ASE Cloud Services kan de tarieven van Abonnementsdiensten wijzigen met een aankondiging van ten minste dertig (30) dagen. Opdrachtgever kan de Abonnementsdienst tot de ingangsdatum van de wijziging schriftelijk opzeggen tegen die datum, zonder dat de opzegtermijnen en looptijden van artikel 10.1 en 10.3 gelden.
7.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de AI-infrastructuur, basismodellen, softwareplatforms en methodologieën berusten uitsluitend bij ASE Cloud Services of haar licentiegevers.
7.2. Opdrachtgever verkrijgt een niet-overdraagbaar en niet-exclusief recht om de Diensten te gebruiken voor de duur van de Overeenkomst.
7.3. Intellectuele eigendomsrechten op configuraties die specifiek voor Opdrachtgever zijn ontwikkeld en de output van AI-consulting gaan over op Opdrachtgever na volledige betaling van alle facturen.
7.4. Modelintegriteit en Reverse Engineering. Opdrachtgever zal geen handelingen verrichten of laten verrichten gericht op reverse engineering, decompilatie, “jailbreaking” of het omzeilen van beveiligingsmaatregelen of gebruiksbeperkingen van de AI-systemen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk toegestaan. Schending van dit artikel vormt een wezenlijke tekortkoming.
8.1. De totale aansprakelijkheid van ASE Cloud Services wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst of op welke grond dan ook is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die Overeenkomst overeengekomen prijs (excl. btw) over de afgelopen twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende incident.
8.2. Aansprakelijkheid van ASE Cloud Services voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is uitdrukkelijk uitgesloten. Aansprakelijkheid voor verminking of verlies van Klantdata is eveneens uitgesloten, met dien verstande dat ASE Cloud Services zich bij een aan haar toe te rekenen verlies inspant het platform te herstellen uit de beschikbare interne back-ups als bedoeld in artikel 4.8, en, indien dat herstel niet mogelijk blijkt, gehouden is tot vergoeding van de redelijke kosten van reconstructie van de Klantdata tot ten hoogste het in artikel 8.1 genoemde bedrag. Een en ander onverminderd hetgeen in een door Partijen ondertekende Service Level Agreement is vastgelegd.
8.3. De beperkingen in artikelen 8.1 en 8.2 vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove roekeloosheid van de directie van ASE Cloud Services.
8.4. Een voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat Opdrachtgever de schade onmiddellijk, maar uiterlijk binnen dertig (30) dagen na het ontstaan of de ontdekking daarvan, schriftelijk aan ASE Cloud Services meldt.
8.5. Vervaltermijn. Elke vordering tot schadevergoeding of andere aanspraken van Opdrachtgever jegens ASE Cloud Services vervalt indien niet schriftelijk en met redenen omkleed ingesteld binnen twaalf (12) maanden na het schadeveroorzakende incident, onverminderd dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen.
9.1. ASE Cloud Services is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen in internet- of telecommunicatie-infrastructuur, cyberaanvallen, stroomuitval, brand, natuurrampen en wijzigingen in wet- of regelgeving (inclusief AVG en/of de AI-verordening) die de uitvoering van de Diensten onmogelijk maken.
10.1. Abonnementsdiensten worden, behoudens het bepaalde in artikel 10.3, aangegaan voor onbepaalde tijd. Opdrachtgever kan een Abonnementsdienst op elk moment opzeggen via het klantportaal of schriftelijk per e-mail aan info@asecloud.nl. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende factureringsperiode; tot dat moment blijft de Abonnementsdienst beschikbaar en vindt over de lopende periode geen restitutie plaats. ASE Cloud Services bevestigt de opzegging per e-mail met vermelding van de einddatum. ASE Cloud Services kan een Abonnementsdienst opzeggen met een opzegtermijn van drie (3) maanden.
10.2. Projectdiensten worden aangegaan voor de duur van de opdracht zoals omschreven in de offerte. Tussentijdse opzegging is niet mogelijk, tenzij in de offerte anders is bepaald. Voor trainingen en inspiratiesessies geldt de annuleringsregeling van artikel 10.6.
10.3. In afwijking van artikel 10.1 gelden beheer- en supportovereenkomsten die na een implementatietraject worden aangegaan voor de duur die in de offerte is vermeld. Bij het ontbreken daarvan geldt een duur van twaalf (12) maanden, telkens stilzwijgend verlengd met twaalf (12) maanden, met een opzegtermijn van twee (2) maanden voor het einde van de lopende termijn.
10.4. Ieder der Partijen kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden indien de andere Partij in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of haar onderneming staakt, of indien de andere Partij een wezenlijke tekortkoming niet binnen veertien (14) dagen na schriftelijke ingebrekestelling heeft hersteld.
10.5. Exit en Klantdata. Een Abonnementsdienst blijft tot de einddatum volledig beschikbaar. Opdrachtgever exporteert haar Klantdata vóór de einddatum in een gangbaar, open bestandsformaat. Voor de Soevereine Werkplek geldt dat de omgeving na de einddatum wordt verwijderd; gedurende veertien (14) dagen na verwijdering kan de omgeving op verzoek van Opdrachtgever nog worden hersteld, waarna de Klantdata definitief wordt verwijderd, ook uit back-upsystemen. Voor overige Diensten geldt hetgeen in de Verwerkersovereenkomst is bepaald over teruggave en verwijdering van Klantdata. Bij beëindiging wegens niet-betaling geldt artikel 6.5.
10.6. Annulering van trainingen en sessies. Een geplande training of sessie kan tot veertien (14) dagen voor de datum kosteloos worden verplaatst. Bij annulering binnen veertien (14) dagen is 50% van het overeengekomen bedrag verschuldigd; bij annulering binnen vijf (5) werkdagen het volledige bedrag.
11.1. ASE Cloud Services streeft ernaar de AI-systemen te leveren in overeenstemming met “AI Act Readiness”-principes. Dit omvat transparantie over het gebruik van AI en het verstrekken van noodzakelijke technische documentatie voor zover vereist onder de huidige wetgeving.
11.2. Wijzigingen in de AI-verordening die een substantiële aanpassing van de Diensten noodzakelijk maken, kunnen leiden tot heronderhandeling van commerciële voorwaarden of technische scope.
11.3. Partijen erkennen dat ASE Cloud Services ten aanzien van het AI-systeem binnen de Dienst de rol van aanbieder vervult en Opdrachtgever de rol van gebruiksverantwoordelijke, beide in de zin van de AI-verordening, en dat ieder de bij die rol behorende verplichtingen aanvaardt.
12.1. Op alle rechtsverhoudingen waarbij ASE Cloud Services partij is, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
12.2. Geschillen zullen in eerste instantie uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam.
12.3. Escalatie. Partijen zullen eerst trachten geschillen te goeder trouw op te lossen door escalatie naar een bevoegde contactpersoon bij beide Partijen, alvorens juridische stappen te ondernemen, tenzij spoedeisende (voorlopige) maatregelen noodzakelijk zijn.
13.1. ASE Cloud Services kan deze Algemene Voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen voor inwerkingtreding schriftelijk of per e-mail aangekondigd.
13.2. Indien een wijziging de positie van Opdrachtgever bij een Abonnementsdienst wezenlijk verslechtert, kan Opdrachtgever de Abonnementsdienst tot de ingangsdatum schriftelijk opzeggen tegen die datum, zonder dat de opzegtermijnen en looptijden van artikel 10.1 en 10.3 gelden.