AI Workspace Assistent voor organisaties

Er zit ontzettend veel kennis in je organisatie, maar die kennis is verspreid over mappen, documenten, beleidsstukken en in de hoofden van collega’s. Medewerkers verspillen tijd met zoeken of grijpen naar publieke AI-tools waardoor je bedrijfsdata zomaar de deur uit kan gaan en in de rest van de wereld buiten Europa belandt.

De AI Workspace Assistent is jouw interne AI-kennisassistent. Medewerkers stellen een vraag en krijgen direct antwoord op basis van jullie eigen, vertrouwelijke documentatie. Rolgebaseerde toegang zorgt ervoor dat informatie strikt gescheiden blijft per afdeling, zodat iedereen alleen ziet wat voor hem of haar bestemd is. Gehost in de EU, beheerd vanuit Nederland en volledig AVG-conform.

Een algemene zoekfunctie doorzoekt alles voor iedereen. Onze interne AI-kennisassistent doet daarentegen het omgekeerde: namelijk gespecialiseerde assistenten per rol en afdeling, met strikt gescheiden toegang, zodat HR-stukken niet zichtbaar zijn voor wie er niet bij hoort. Bovendien heb je de zekerheid dat je data binnen de EU blijft en dus niet weglekt naar een model elders.

Stel al je vragen aan de assistent en krijg het antwoord vanuit jullie eigen documenten, beleidsstukken en handleidingen. Alle antwoorden worden gegenereerd mét bronvermelding, zodat je altijd ziet waar het antwoord vandaan komt.

We richten gespecialiseerde assistenten in per rol en afdeling. Een HR-assistent die de arbeidsvoorwaarden kent, een juridische assistent voor contracten of een contentspecialist voor de marketing. Elke assistent heeft eigen instructies en eigen kennis.

De rolgebaseerde toegang koppelen we aan je bestaande inlog. Informatie blijft hiermee strikt gescheiden per afdeling en per rol, volgens het principe dat iedereen alleen ziet wat nodig is. Je logt daarnaast veilig in met meervoudige verificatie.

Makkelijk documenten analyseren? Ook dat kan! Upload een document, rapport of spreadsheet en laat de assistent het samenvatten, doorzoeken of vergelijken. Dit geeft je direct inzicht zonder dat je alles zelf hoeft door te spitten.

Gebruik ook de ingebouwde notitie-omgeving waarin de assistent meeschrijft en verbetert tijdens (online)meetings. Gedeelde teamruimtes waar collega’s én de assistent samen aan een vraagstuk werken zorgen ervoor dat iedereen hetzelfde overzicht heeft terwijl de gesprekken beschermd zijn.

Liever praten dan typen? De assistent beschikt over meertalige spraakbediening en is daarnaast ook WCAG 2.2 AA-conform, wat hem niet alleen in elke taal, maar ook digitaal toegankelijk maakt voor iedereen.

Tot slot laat een overzichtelijk dashboard zien hoe de assistent wordt gebruikt binnen de organisatie. Handig voor sturing en bruikbaar richting je directie of audit.

• 100% Europese datahosting en AI Act-ready
• Beheerd door MIT-gecertificeerde specialisten
• Volledige controle, toegankelijkheid en betrouwbaarheid

Jij bepaalt waar de assistent draait. Wij bouwen de hele omgeving op met Infrastructure as Code: de complete infrastructuur is als code vastgelegd en daardoor reproduceerbaar. Dat betekent dat we de assistent kunnen laten landen waar jij wilt: in onze soevereine EU-cloud, bij een Europese cloudleverancier naar keuze, of in je eigen datacenter. Zo ben je zelfs op infrastructuurniveau nergens aan gebonden, ook niet aan ons.

De AI Workspace Assistent is de interne tegenhanger van de IRIS AI Chatbot, die dezelfde AVG-conforme basis gebruikt voor klantvragen op je website. Werkt je team al in de ASE Soevereine Werkplek, dan draait de assistent binnen dezelfde omgeving op je mail, agenda en documenten. Het AI Adoptie-programma zorgt dat medewerkers hem ook echt gaan gebruiken.

1. Kennismaken en in kaart brengen 

We beginnen met een gratis 30-minutenconsult. Daarin bespreken we:

• Welke kennis je wilt ontsluiten
• Voor welke afdelingen je het wilt inzetten en hoe de toegang per rol eruit moet zien.
• Je krijgt een helder beeld van wat de assistent voor jouw organisatie kan betekenen, zonder verplichtingen

2. Inrichten en koppelen

Wij richten jouw assistent in, verbinden hem met je kennisbronnen en stellen de rolgebaseerde toegang in op je bestaande inlog. Per afdeling bepalen we wie bij welke informatie mag. Het standaard implementatievenster is zes weken, van gegevensoverdracht tot ingebruikname.

3. In gebruik nemen en ondersteund blijven

Je team logt in en gaat aan de slag in een vertrouwde, toegankelijke omgeving. Je schakelt direct met je eigen contactpersoon bij ASE Cloud Services, zonder accountmanagementlaag ertussen. Verandert er iets in je kennisbank? Dan blijft de assistent meegroeien!