Privacyverklaring

ASE Cloud Services B.V.
Laatst bijgewerkt: 10 september 2026
Versie: 2.1

ASE Cloud Services B.V. (“ASE Cloud Services”) hecht de hoogste waarde aan de privacy van haar zakelijke relaties en de beveiliging van de gegevens die zij verwerkt. In deze Privacyverklaring leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen, met een specifieke focus op onze kernwaarde: Europese Datasoevereiniteit.

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

Verwerkingsverantwoordelijke:

ASE Cloud Services B.V.
Prinsessenlaan 30
2761 PB Zevenhuizen
Nederland
KvK-nummer: 98388967
E-mail: info@asecloud.nl
Website: www.asecloud.nl
Telefoon: 0180-201 789

1.1 Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). ASE Cloud Services is momenteel niet verplicht een Functionaris voor Gegevensbescherming aan te stellen in de zin van artikel 37 AVG. Voor alle privacygerelateerde vragen, verzoeken of klachten dient het hierboven vermelde contactpunt als primair aanspreekpunt.

2. REIKWIJDTE EN DOELGROEP

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle verwerking van persoonsgegevens door ASE Cloud Services in het kader van haar B2B-diensten, inclusief websitebezoekers, (potentiële) klanten, leveranciers en zakelijke partners. Deze is niet van toepassing op gebruikers van chatbotdiensten die wij aan onze klanten leveren.

Indien ASE Cloud Services optreedt als verwerker voor haar klanten (bijv. bij het hosten van chatlogboeken voor een specifieke klantoplossing), is de relevante verwerkersovereenkomst van toepassing op die specifieke gegevensstroom en is de klant de Verwerkingsverantwoordelijke van alle verzamelde of verwerkte persoonsgegevens.

2.1 Rol van ASE Cloud Services. Afhankelijk van de aard van de dienstverlening treedt ASE Cloud Services op als (i) verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen bedrijfsprocessen (zoals relatiebeheer, facturering en websitegebruik), en/of (ii) verwerker namens haar klanten bij het leveren van AI-diensten. In het geval van verwerking als verwerker zijn de instructies van de klant en de toepasselijke verwerkersovereenkomst leidend.

3. GARANTIE: EUROPESE DATASOEVEREINITEIT

ASE Cloud Services hanteert een strikt beleid met betrekking tot gegevensbescherming en territoriale soevereiniteit:

3.1. Exclusieve EU-verwerking: Alle persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt en opgeslagen op infrastructuur binnen de Europese Economische Ruimte (EU/EER) of landen met een actueel adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, met uitzondering van de VS.

3.2. Soevereine Hosting: Wij maken uitsluitend gebruik van Europese cloudproviders die niet onderworpen zijn aan extraterritoriale wetgeving van niet-EU-machten (zoals de US CLOUD Act).

3.3. Geen Gegevensexport: ASE Cloud Services draagt geen persoonsgegevens over aan entiteiten in “derde landen” (landen buiten de EU/EER of zonder een “adequaatheids”-beoordeling van de Europese Commissie).

3.4 Geen Internationale Doorgifte. ASE Cloud Services maakt geen gebruik van passende waarborgen zoals bedoeld in Hoofdstuk V AVG (inclusief Standaardcontractbepalingen), aangezien er geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU/EER plaatsvindt. Indien dit beleid in uitzonderlijke gevallen zou wijzigen, worden betrokkenen vooraf geïnformeerd en worden uitsluitend AVG-conforme waarborgen toegepast.

4. GEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

Wij verwerken de volgende categorieën gegevens:

• Zakelijke Contactgegevens: Naam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam.
• Communicatiegegevens: Inhoud van e-mails, contactformulieren en gespreksnotities.
• Technische Gegevens: IP-adressen (waar mogelijk geanonimiseerd), browsertype en gebruiksstatistieken van onze website via functionele en analytische cookies.
• AI-trainingsgegevens: Door de klant goedgekeurde openbare bedrijfsgegevens die worden gebruikt voor de configuratie van specifieke AI-modellen.

4.1A Cookies. ASE Cloud Services maakt uitsluitend gebruik van functionele en analytische cookies die geen of minimale impact hebben op de privacy van betrokkenen. Toestemming wordt gevraagd via een cookiebanner waar wettelijk vereist. Nadere informatie is beschikbaar via het cookiebeleid op de website.

4.2 Formulieren en spambescherming. Alle formulieren op deze website (contactformulieren, downloads van one-pagers en de AI Readiness Assessment) zijn beveiligd met een zelf gehoste proof-of-work-controle (Altcha). Uw browser lost daarbij een kleine rekenopgave op voordat het formulier wordt verzonden. Deze controle plaatst geen cookies, maakt geen profiel of vingerafdruk van uw apparaat en verstuurt geen gegevens naar derden; zij draait volledig op onze eigen server in de EU. Daarnaast passen wij een verborgen controleveld en een minimale invultijd toe. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG), namelijk het beschermen van onze systemen tegen misbruik en spam.

4.3 Soevereine AI Readiness Assessment. Wanneer u de gratis AI Readiness Assessment op onze website invult, verwerken wij uw antwoorden en de daaruit berekende scores, samen met de zakelijke gegevens die u aan het einde invult (naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, functie, sector en optioneel telefoonnummer en organisatieomvang), het tijdstip en de tekst van uw toestemming, het versienummer van de scan en een gehashte, niet naar u herleidbare afgeleide van uw IP-adres om misbruik te herkennen (maximaal vijf inzendingen per uur). Doel: het leveren van uw uitslag op het scherm en per e-mail, het koppelen van de uitslag aan uw organisatie en, uitsluitend als u daar apart voor kiest, contact met u opnemen over de uitkomst. Rechtsgrond: toestemming (art. 6(1)(a) AVG) voor het leveren van de uitslag; voor contact daarna uw aparte toestemming dan wel ons gerechtvaardigd belang bij acquisitie (art. 6(1)(f) AVG). Tussentijdse antwoorden staan uitsluitend in de lokale opslag van uw eigen browser (maximaal 30 dagen) en worden na afronding gewist; zij worden pas naar ons verzonden nadat u op ‘Bekijk mijn uitslag’ klikt. De uitslag is een managementinventarisatie en geen juridisch advies, DPIA of formele classificatie onder de AI-verordening. Bewaartermijn: maximaal 24 maanden na het laatste contact (zie hoofdstuk 6). Daarnaast gebruiken wij de antwoorden en scores in geaggregeerde, geanonimiseerde vorm (bijvoorbeeld het gemiddelde per sector) om invullers een vergelijking te tonen en om statistieken te publiceren; daaruit zijn geen individuele organisaties of personen herleidbaar.

5. DOELEINDEN EN RECHTSGRONDEN

Wij verwerken gegevens op basis van de volgende rechtsgronden (artikel 6 AVG):

Intrekking van Toestemming. Waar niet anderszins gefaciliteerd door toestemmingscontroles op de website van ASE Cloud Services of van onze Klanten, kunnen betrokkenen hun toestemming te allen tijde intrekken door te e-mailen naar info@asecloud.nl.

Belangenafweging voor gerechtvaardigd belang. Waar verwerking plaatsvindt op basis van gerechtvaardigd belang (artikel 6(1)(f) AVG), heeft ASE Cloud Services een belangenafweging uitgevoerd en vastgesteld dat de belangen, fundamentele rechten en vrijheden van betrokkenen niet prevaleren boven de verwerkingsdoeleinden. Waar niet anderszins gefaciliteerd door controles op de website van ASE Cloud Services of door “uitschrijf”-links in marketinge-mails of berichten, kunnen betrokkenen te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang door te e-mailen naar info@asecloud.nl of door anderszins contact op te nemen met hun salesvertegenwoordiger van ASE Cloud Services om hun bezwaar tegen het gebruik van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden te registreren.

6. BEWAARTERMIJNEN

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de vermelde doeleinden:

• Klantdossiers en Contracten: 7 jaar na het einde van de samenwerking (fiscale bewaarplicht).
• Leadgegevens en Prospectie: Maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij eerder verwijdering wordt verzocht of een bezwaar op basis van gerechtvaardigd belang wordt ontvangen.
• Hostingstatistieken logs: 24 maanden
• Beveiligingslogs: 12 maanden
• Operationele, API-aanroep-, prestatie- en technische logs: 6 maanden
• Conversatie- en feedbacklogs: 100 dagen.
• Ingevulde AI Readiness Assessments (antwoorden, scores en contactgegevens): maximaal 24 maanden na het laatste contact, of eerder op verzoek.

In uitzonderlijke gevallen kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard indien noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen, in overeenstemming met artikel 5(1)(e) AVG.

7. VERWERKERS

Wij selecteren onze verwerkers zorgvuldig om hun Europese soevereiniteit te waarborgen door te kiezen voor verwerkers die gevestigd zijn in de EU/EER of in landen met geldige actuele EU-Commissie adequaatheidsbesluiten. Wij exporteren geen persoonsgegevens via onze verwerkers naar de VS. Hieronder vallen:

 

 

8. BEVEILIGING

ASE Cloud Services implementeert beveiligingsmaatregelen op ondernemingsniveau:

• Multi-Factor Authenticatie (MFA) voor alle systeemtoegang.
• End-to-end encryptie voor gegevens in transit en gegevens in rust.
• Maandelijkse beveiligingsaudits en continue monitoring op kwetsbaarheden.

8.1 Datalekken. Indien een beveiligingsinbreuk plaatsvindt die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen onder ons Verwerkingsverantwoordelijkheid, zal ASE Cloud Services betrokkenen informeren in overeenstemming met artikel 34 AVG, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

9. UW RECHTEN

Betrokkenen hebben de volgende rechten onder de AVG:

1. Inzage en Rectificatie: Recht op inzage in en correctie van uw gegevens.
2. Wissing: Recht om “vergeten” te worden (voor zover wettelijke bewaarplichten dit toestaan).
3. Beperking: Recht om de verwerking tijdelijk te pauzeren.
4. Bezwaar: Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
5. Gegevensoverdraagbaarheid: Recht om uw gegevens over te dragen in een gestructureerd formaat.

U kunt deze rechten uitoefenen via info@asecloud.nl. Wij reageren uiterlijk binnen 30 dagen.

Identiteitsverificatie. Om persoonsgegevens te beschermen, kan ASE Cloud Services aanvullende informatie opvragen bij het uitoefenen van rechten om de identiteit van de verzoeker te verifiëren.

10. TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT

Indien u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

11. WIJZIGINGEN EN TOEPASSELIJK RECHT

Op deze Privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Wij behouden ons het recht voor deze verklaring te wijzigen om te voldoen aan wetgeving (inclusief de AI-verordening). Belangrijke wijzigingen zullen rechtstreeks aan onze klanten worden gecommuniceerd.